Cómo actúa la LOPD en la digitalización de documentos

Cómo actúa la LOPD en la digitalización de documentos

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal o llamada LOPD es muy estricta con su objeto de protección. Los aspirantes ya no pueden entregar curriculums en mano y los datos personales de clientes ya no se pueden custodiar en papel entre muchas otras cosas. Por eso es tan importante la digitalización de documentos.

“La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado”, así reza el primer artículo de la LOPD. Por tanto, la digitalización de documentos es una cuestión coercitiva y no sólo una voluntad del empresario.

La LOPD protege los datos personales y empresariales porque estos no pueden circular en papel en una empresa de despacho donde no se sabe en qué manos pueden acabar y el uso que se les puede dar. Un empleado de una empresa que tenga otra paralela podría, por ejemplo, usar los datos de un cliente para beneficio propio sin consentimiento del cliente. Esto supone una vulneración de la LOPD y por tanto de la confidencialidad del cliente.

Además del robo de clientes la LOPD evita, con la digitalización de documentos el robo de datos económicos sensibles a la vez. Las cuentas bancarias, datos fiscales, etc. son muy golosos para los indeseables. Si una empresa se dedica a la compra-venta de productos o a la gestión de deudas, por ejemplo, no es legítimo que tenga los datos económicos de sus clientes en un cajón, ni siquiera en una caja fuerte porque los ladrones más hábiles pueden hacerse con ellos.

La digitalización de documentos supone la destrucción de todos los papeles que se derivan de la actividad económica de una empresa. Por tanto, además de cumplir con la LOPD y su exigencia de confidencialidad, se gana espacio de almacenamiento, limpieza y tiempo. No es lo mismo buscar un documento entre un montón de papeles cuyo orden sólo entiende aquel que los amontonó, que hacerlo frente a un ordenador donde con un solo clic obtienes aquello que deseas.

Cumpliendo con la LOPD, también se ahorra dinero ya que con la digitalización de documentos disminuye y mucho el uso del papel. No es necesario tener todas las facturas en papel ni imprimirlas cada vez que lleguen por mail para juntarlas todas en el archivo físico porque el archivo es ya digital. Así se cuida también el medio ambiente.

La LOPD además de proteger la confidencialidad de las personas ha conseguido que las empresas adquieran una nueva forma de trabajar más eficiente y más comprometida con el medio ambiente.