Los 10 desafíos a los que se enfrenta la gestión documental en las organizaciones

Los 10 desafíos a los que se enfrenta la gestión documental en las organizaciones

Llevar a cabo una correcta gestión documental en la empresa requiere hacer frente a una serie de desafíos que pueden llegar incluso a cambiar la forma de trabajar de la misma organización. Cambios, sin duda, que se tornan imprescindibles para el futuro de casi todas las empresas. Hemos recopilado los 10 desafíos a los que se enfrenta la gestión documental en las organizaciones.

Poner en práctica una correcta gestión documental debe ser una prioridad hoy en día en prácticamente todas las empresas. Cuestiones como el acceso o la seguridad son cada vez temas más importantes para la gestión correcta de toda la información que maneja una empresa en su día a día. Muchas empresas ya lo han puesto en práctica pero otras aún se resisten a realizar una correcta gestión documental de los documentos y la información que generan.

Estos son los 10 desafíos a los que se enfrenta la gestión documental en las organizaciones. 

1. Acceso a la información. Una correcta gestión documental tiene entre sus objetivos el favorecer el acceso a la información y a la documentación por parte de los miembros de la organización.
2. Seguridad. La seguridad es seguramente el mayor desafío al que se debe enfrentar la gestión documental en su puesta en marcha cara a protegerla de manipulación por parte de terceros o ataques informáticos.
3. Digitalización. La digitalización es otro tema clave en la gestión documental. Y todo un desafío para aquellas empresas que poseen grandes volúmenes de documentación en papel o en diferentes formatos.
4. Custodia. Hay que apostar porsistemas de custodia documental para fortalecer la seguridad de la información y el acceso a documentación muchas veces con datos de carácter confidencial. 
5. Cumplir la ley. Cumplir la legislación vigente en cuanto a gestión y acceso a la documentación es algo esencial en las organizaciones y no muchas la cumplen, bien por desconocimiento o falta de tiempo.
6. Captura de datos. ¿Cómo capturar los datos para su correcto almacenamiento y consulta? Pueden ser de naturaleza diferente. Y esto puede suponer también un reto para las empresas.
7. Eliminación información. Otro de los desafíos a los que se enfrenta la gestión documental en las organizaciones, es la eliminación correcta, también a nivel legislativo, de la información de las organizaciones.
8. Capacidad de almacenamiento. Muchas empresas no poseen las condiciones de espacio ni idóneas ni necesarias para almacenar la información y desarrollar una buena gestión documental. 
9. Software o hardware especiales. La mayoría de las empresas no tienen los dispositivos informáticos correctos para realizar una correcta gestión documental.
10. Nuevas tecnologías. Las nuevas tecnologías pueden permitir una mejora en el trabajo de las organizaciones y en la gestión de la información. Conocerlas debe ser vital.