¿Qué es y para qué sirve una intranet en la empresa?

¿Qué es y para qué sirve una intranet en la empresa?

Muchas veces la estructura interna de una empresa entorpece la comunicación entre personas, estanca la creación de nuevas ideas o ralentiza algunos procesos o toma de decisiones. Una buena opción para mejorar todos estos puntos es la creación e implementación de una intranet que ayude a la empresa a mejorar tanto en el ámbito organizativo como en el ámbito comunicativo.

¿Qué es la intranet?

Una intranet es una red privada que permite compartir información y recursos entre los miembros que forman parte de una organización. Normalmente, se utiliza para que los trabajadores de los diferentes departamentos o secciones puedan acceder a toda la información necesaria para poder desarrollar sus actividades de una manera óptima.

El objetivo principal de una intranet es la de distribuir información de manera interna a toda la empresa. Desde comunicar cambios, iniciativas o noticias, hasta crear formularios o mejorar la capacitación de las personas que forman parte de la empresa. Se trata de un punto clave para mantener un buen ambiente de trabajo y conseguir una comunicación interna fluida y eficiente.

La información que se comparte a través de la intranet varía en función de cada empresa y cada modelo de gestión, pero lo más habitual es que se emplee para compartir información, documentos y bases de datos de gestión, por ejemplo. Su uso suele ser muy intuitivo, cosa que permite que todos los miembros de la empresa puedan usarla interactuando con los diferentes contenidos y procesos. De la misma manera ayuda a comunicarse fácilmente con otras personas que forman parte de la organización, sean o no del mismo departamento o sección.

¿Qué beneficios aporta la intranet?

• Distribuir la información a toda la empresa – Con el uso de herramientas como una sección de noticias, un blog o una sección de calendario y eventos, se consigue mejorar la comunicación interna de la empresa a escala global, estandarizando las comunicaciones y mejorando la participación de los trabajadores en diferentes procesos.
• Comunicar objetivos e iniciativas – Es la mejor manera de mantener a toda la empresa informada sobre proyectos y actividades concretas que pueden necesitar una colaboración en el ámbito colectivo o de una respuesta en el ámbito individual.
• Papel no, gracias – La transformación digital ha provocado que se inicie una nueva era donde el papel (y aquellos montones inacabables de documentos) han ido desapareciendo para dejar paso al almacenamiento online. Esto permite acceder de manera mucho más fácil y cómoda a cualquier información, evitando un montón de trámites y tiempo gastado entre documentos.
• Encontrar y compartir información, mucho más fácil – Las bases de datos permiten encontrar y compartir la información necesaria de una manera mucho más fácil, rápida y eficiente. Además, el hecho de disponer de una intranet aporta mucha más libertad al trabajador que puede acceder a la información de uso común, como por ejemplo la solicitud de días de vacaciones o el acceso a la nómina.
• Automatizar tareas – A través de la automatización de procesos se pueden eliminar tareas manuales y repetitivas como, por ejemplo, la de crear y enviar formularios para conocer opiniones, recoger ideas o valorar cambios.
• Aumenta la colaboración entre trabajadores y se gestiona mucho mejor el conocimiento – A través de la creación de una wiki o de un fórum, los trabajadores pueden difundir sus conocimientos o ayudarse entre ellos en caso de duda.
• Mejora la cultura de la empresa – Gracias a la intranet se puede valorar el ambiente de trabajo de la empresa y puede mejorarse de manera significativa en caso de que se detecten carencias o puntos de alerta. Implementar fechas especiales, actividades, noticias personales o fotos, por ejemplo, son puntos que pueden ayudar a reforzar positivamente el ambiente de trabajo.
• Ahorro – Una intranet no solo aporta un ahorro en el ámbito económico, sino que también ofrece un ahorro de tiempo considerable, ya que se reduce drásticamente el tiempo de búsqueda de información.
• Seguridad – La seguridad aumenta porque se evita que todas aquellas personas no autorizadas tengan acceso a cierta información o ciertos documentos.

¿Es necesario tener una intranet?

Como hemos comentado anteriormente, la intranet se utiliza para crear y distribuir la información interna y es una herramienta de uso exclusivo de los trabajadores que tienen acceso a noticias, bases de datos, documentos y archivos, entre otros. Este sistema de red privado permite compartir también recursos y datos entre los miembros que forman parte de la misma organización. Contar con una intranet es un valor añadido para cualquier empresa que no solamente conseguirá mantener una comunicación interna mucho más eficaz y fácil, sino que también será capaz de desarrollar trámites internos de una manera mucho más rápido y eficiente.

En conclusión, disponer de una intranet facilita la comunicación entre trabajadores, al mismo tiempo que los mantiene actualizados tanto informativamente como técnicamente. Es una herramienta que ayuda a las empresas a mejorar los procesos internos, permite a los trabajadores acceder a la información de manera fácil y rápida y ayuda a mejorar la productividad y el clima de trabajo de la empresa.

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